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La Soprintendenza Archivistica, con sede in Torino, esercita le sue funzioni nel territorio della regione Piemonte, nonché in quello della regione Valle d’Aosta, in attesa dell’attivazione di una distinta Soprintendenza.
L’attività della Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta, organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività culturali, è regolata dal D.Lgs.490/1999 "Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e dal D.P.R. 241/2000, "Regolamento recante norme di organizzazione del Ministero per i Beni e le Attività culturali". L’ufficio esercita la tutela e la vigilanza sugli archivi di tutti gli enti pubblici (territoriali e non) e su quelli privati considerati di notevole interesse storico. L’attività si esplica attraverso la salvaguardia e la valorizzazione degli archivi vigilati, con l’accertamento delle loro condizioni di conservazione e di ordinamento, con la fornitura gratuita di consulenze e con l’emanazione di direttive tecniche. La vigilanza si esercita anche con la cooperazione delle Regioni. A seguito dell’intesa con la C.E.I. (D.P.R. 189/2000), la Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta collabora anche con le Istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi (vescovili, capitolari, parrocchiali, ecc.)
La vigilanza si esplica inoltre nelle seguenti attività: 1) Concessione del nulla osta allo scarto di documentazione non più occorrente a fini amministrativi e priva di rilevante interesse storico (D.Lgs.490/99, art. 21). Il nulla osta deve essere richiesto da tutti gli enti pubblici e dai proprietari di archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. La richiesta deve essere corredata di un elenco in duplice copia dei documenti proposti per lo scarto. In caso di dubbi è buona norma consultare preventivamente la Soprintendenza. Dopo il rilascio dell’autorizzazione, l’ente dovrà inviare la comunicazione dell’avvenuto scarto, insieme con il relativo provvedimento deliberativo. Gli atti da eliminare dovranno essere ceduti gratuitamente ai Comitati provinciali della Croce Rossa Italiana. Qualora il detto Comitato dichiari la propria indisponibilità al ritiro, l’ente potrà provvedere direttamente purché venga garantita la distruzione dei documenti. Confronta il documento: "Procedure per lo scarto di documenti degli enti pubblici"
2) Accertamento dell’esistenza di archivi privati di notevole interesse storico e relativa dichiarazione di notevole interesse storico.
3) Deposito volontario di archivi e singoli documenti. Enti pubblici e privati possono chiedere all’Amministrazione archivistica di accogliere in deposito temporaneo presso un Archivio di Stato beni archivistici di interesse storico in loro possesso o proprietà. Il servizio è gratuito ed è regolato da una convenzione. La Soprintendenza cura i contatti con i richiedenti, esprime il proprio parere sull’opportunità dell’accettazione, e si preoccupa di ottenere l’autorizzazione ministeriale (necessaria in quanto il deposito comporta un costo per l’Amministrazione). La procedura inizia con una dichiarazione di voler depositare che, nel caso del privato, assume la forma di una lettera al soprintendente, completa dei dati anagrafici, mentre, nel caso dell’ente pubblico, assume la forma di deliberazione dell’organo statutariamente competente. Alla richiesta va poi aggiunto un elenco del materiale da depositare, elenco alla cui redazione può eventualmente collaborare la Soprintendenza medesima. La responsabilità del depositario è assunta nei limiti consentiti dalla precisione dell’elenco.
4) Donazione di archivi e singoli documenti. I privati proprietari di beni archivistici di interesse storico possono farne donazione all’Amministrazione archivistica. La Soprintendenza, ricevuta la lettera contenente la dichiarazione di volontà (completa di generalità del donante, suo codice fiscale, attestazione di libera disponibilità del bene, valore venale del medesimo), cura la conclusione della pratica. L’atto di donazione deve essere accompagnato da un elenco, anche solo di consistenza (faldoni, pacchi, scatole). 5) Vigilanza sul commercio di archivi e/o singoli documenti di comprovato valore storico. Tale attività si esplica tramite l'esame delle segnalazioni di messa in vendita di beni archivistici effettuate dai titolari di case di vendita e pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari nonchè attraverso il controllo dei cataloghi delle librerie antiquarie, delle case d'asta e più in generale attraverso contatti e rapporti con i privati propietari e, in caso di comprovato valore storico della documentazione, può concludersi con:
6) Rilascio di autorizzazione preventiva al trasferimento ed all’esposizione temporanea di documenti in occasione di mostre e manifestazioni culturali, all’interno del territorio nazionale nonché all’estero. Tale autorizzazione è necessaria sia per documenti facenti parte di archivi di enti pubblici, sia per documenti provenienti da archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. In ogni caso, anche per documenti appartenenti ad archivi non ancora dichiarati di notevole interesse storico si deve ottenere la suddetta autorizzazione preventiva prima di uscire dal territorio nazionale. 7) Recupero di documenti soggetti a regime di pubblico demanio, temporaneamente fuori della loro sede. 8) Vigilanza sugli interventi di restauro. Autorizzazione al restauro, consulenza tecnica in materia, verifica finale dell’esito dell’intervento. In particolare, la Soprintendenza dovrà essere interpellata dagli enti pubblici fin dall’inizio, allo scopo di stabilire le priorità di intervento e verificare l’idoneità dei progetti di restauro formulati dai laboratori specializzati. 9) Istruzioni per misure urgenti di salvataggio e recupero, in caso di calamità naturali che abbiano provocato danni al patrimonio archivistico vigilato. Confronta il documento "Archivi alluvionati: istruzioni di pronto intervento". 10) Verifica dell’idoneità di sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di archivi degli enti pubblici e di archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Confronta il documento "Requisiti strutturali essenziali di un archivio di ente pubblico (storico e di deposito)". 11) Vigilanza sulle modalità di riordino ed inventariazione degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati di notevole interesse storico, con il controllo sulle professionalità impiegate. 12) Assistenza ai proprietari, possessori o detentori degli archivi nella formazione e redazione dei titolari per la gestione e archiviazione degli atti e dei massimari di selezione e scarto. Si segnalano al riguardo il massimario di conservazione per gli archivi comunali redatto dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana e, per quanto riguarda gli archivi delle aziende sanitarie locali (A.S.L.), la bozza di massimario preparato nell'ambito del progetto nazionale denominato "Schola Salernitana" INTERVENTI FINANZIATI
1. ARCHIVI DELLE SOCIETA' SPORTIVE
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